Zásady zpracování osobních údajů
I. Úvod
Společnost A3 Soft s.r.o. sídlo: Lesní 2330, 756 61 Rožnov pod Radhoštěm, IČO: 46580581, registrace: C 3602 vedená u Krajského soudu v Ostravě je správcem osobních údajů ve smyslu článku 24 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, kterým se zrušuje směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (Text s významem pro EHP) (dále jen „GDPR“) v informačních systémech, ve kterých jsou zpracovávány osobní údaje Subjektů údajů.
Pro označení Správce můžeme v textu Dokumentu používat slova „My“, „Náš“ a všechny modifikace těchto slov.
Subjektem údajů je zejména fyzická osoba, jejíž osobní údaje jsou zpracovávány Správcem v souvislosti s poskytováním Služeb nebo plněním Smluv podle Všeobecných obchodních podmínek (dále jen „VOP“). Může se jednat zejména o:
a) osoby zastupující Kontraktora (např. jednatelé, společníci, prokuristé),
b) osoby oprávněné jednat jménem Kontraktora v rámci smluvního vztahu,
c) kontaktní osoby pro účely komunikace, fakturace nebo technické podpory.
Pro označení Subjektu údajů můžeme v textu Dokumentu používat slova „Vy“, „Váš“ a všechny modifikace těchto slov.
Tato pravidla ochrany osobních údajů (dále jen „Dokument“) pro Subjekty údajů jsme vytvořili z důvodu posílení dostatečné transparentnosti a vysvětlení základních pravidel, která dodržujeme při ochraně soukromí a Vašich osobních údajů, jakož i z důvodu splnění informační povinnosti podle článků 13 a 14 GDPR, přičemž zajišťujeme Vaši informovanost o obsahu tohoto Dokumentu již před získáváním osobních údajů, při kterém nám osobní údaje poprvé poskytujete, případně přímo při udělení Vašeho souhlasu se zpracováním osobních údajů pro vymezené účely.
Tento Dokument se zabývá zpracováním osobních údajů a dodržováním základních zásad zákonného zpracování osobních údajů, které jsou založeny zejména na tom, že provádíme nezbytné zpracování osobních údajů zákonným způsobem, spravedlivě vůči všem zúčastněným stranám a transparentně vůči Subjektům údajů. Kontinuálně klademe vysoký důraz na bezpečnost zpracování osobních údajů, přičemž minimalizujeme data a operace zpracování na nezbytné minimum potřebné pro řádné uzavření a splnění závazků z naší vzájemné Smlouvy.
Prohlášení o seznámení se s tímto Dokumentem zveřejněným v rámci Portálu, resp. Webového sídla, platným v době uzavření Smlouvy, činíte formou potvrzení své vůle být jeho ustanoveními, jakož i ustanoveními Všeobecných obchodních podmínek vázán, vytvořením registrace Uživatelského účtu, resp. prostřednictvím odeslání Objednávky použitím elektronického objednávkového formuláře nebo jinou formou úkonu ve smyslu Všeobecných obchodních podmínek, kterou projevujete vůli uzavřít s Námi Smlouvu.
II. Seznam osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, účel zpracování a právní základ
Uzavření a plnění Smlouvy
Ke zpracování Vašich osobních údajů dochází v rámci procesu uzavření Smlouvy v několika fázích. V první řadě se jedná o předsmluvní úkony směřující k registraci. Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem vytvoření Uživatelského účtu na právním základě plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR v následujícím rozsahu:
jméno a příjmení,
e-mailová adresa,
telefonní číslo,
případně další osobní údaje uvedené v poznámkách (např. specifické informace poskytnuté dobrovolně klientem nebo uživatelem).
Poskytnutí osobních údajů ve smyslu tohoto bodu představuje splnění požadavku na uzavření Smlouvy, přičemž platí, že nejste povinen nám tyto údaje poskytnout. Možným důsledkem neposkytnutí údajů je však nemožnost vytvoření Uživatelského účtu a následně nemožnost vytvoření Objednávky, resp. uzavření Smlouvy.
Doba zpracování osobních údajů představuje dobu od vytvoření Uživatelského účtu, vytvoření jednotlivých Objednávek, po dobu plnění vzájemných povinností až do uplynutí lhůty pro uplatnění jakýchkoli práv a právních nároků vyplývajících z Objednávek (například lhůta pro uplatnění reklamace, nároků na náhradu škody).
Nákup přes e-shop
Pokud se nerozhodnete vytvořit Uživatelský účet a provedete nákup přímo prostřednictvím e-shopu, zpracováváme Vaše osobní údaje za účelem uzavření a plnění Smlouvy na právním základě plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR v následujícím rozsahu:
jméno a příjmení,
e-mailová adresa,
telefonní číslo,
adresa,
údaj o tom, za kterou právnickou osobu jednáte, a Vaše funkce,
případně další osobní údaje uvedené v poznámkách (např. specifické informace poskytnuté dobrovolně klientem nebo uživatelem).
Poskytnutí osobních údajů ve smyslu tohoto bodu představuje splnění požadavku na uzavření Smlouvy, přičemž platí, že nejste povinen nám tyto údaje poskytnout. Možným důsledkem neposkytnutí údajů je však nemožnost vytvoření Objednávky, resp. uzavření Smlouvy.
Doba zpracování osobních údajů představuje dobu od vytvoření Objednávky, po dobu plnění vzájemných povinností až do uplynutí lhůty pro uplatnění jakýchkoli práv a právních nároků vyplývajících z Objednávky (například lhůta pro uplatnění reklamace nebo nároků na náhradu škody).
Pozávazkové povinnosti
Pro účely uplatňování a vyřizování vzájemných práv a povinností vyplývajících ze Smlouvy, které se uplatňují po jejím uzavření a souvisejí s plněním smluvních povinností mezi smluvními stranami („Pozávazkové povinnosti“), zpracováváme na právním základě plnění zákonné povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) osobní údaje v rozsahu:
identifikace Vás získaná v rámci uzavření a plnění Smlouvy a identifikace nároku, který uplatňujete.
Poskytnutí osobních údajů ve smyslu tohoto bodu představuje splnění zákonného požadavku, z čehož Vám vyplývá povinnost údaje Nám poskytnout. Možným důsledkem neposkytnutí těchto údajů je nemožnost plnění Našich povinností ve smyslu Pozávazkových povinností vyplývajících jak ze smluvních ustanovení, tak z právních předpisů.
Doba uchovávání osobních údajů představuje dobu počínající dnem uplatnění nároku na plnění vyplývajícího z Pozávazkové povinnosti až do ukončení poskytování Našeho plnění a případného následného vypořádání vzájemných plnění.
Kromě zpracování Vašich osobních údajů na právním základě zákonné povinnosti zpracováváme Vaše osobní údaje také za účelem uplatňování výhradně Našich nároků. Jedná se například o případy, kdy z důvodu neplnění smluvních podmínek evidujeme pohledávku vůči Kontraktorovi nebo Nám byla způsobena škoda. V takovém případě zpracováváme na právním základě oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR Vaše osobní údaje v následujícím rozsahu:
údaje obsažené ve Smlouvě, údaje zpracovávané v rámci procesu uplatnění reklamace a údaje vedené třetími stranami (například údaje vedené v účetnictví).
Účelem zpracování Vašich osobních údajů podle tohoto bodu tohoto Dokumentu je Náš oprávněný zájem, kterým je ochrana Našeho majetku a ochrana před bezdůvodným obohacením, přičemž jste povinen toto zpracování strpět i bez udělení souhlasu. Doba uchovávání osobních údajů představuje zákonnou promlčecí dobu jednotlivých práv a prekluzivní dobu pro uplatnění jednotlivých nároků vyplývajících ze smluvního vztahu i z porušení právních předpisů platných v době trvání smluvního vztahu.
Marketing
Naším zájmem je také to, abychom s Vámi zůstali v kontaktu a mohli Vás informovat o novinkách a speciálních i jiných nabídkách Služeb, které poskytujeme. Za tímto účelem Vám předkládáme možnost udělit souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů pro marketingové účely a přihlásit se k odběru Newsletteru. Pro marketingové účely zpracováváme na právním základě souhlasu podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR Vaše osobní údaje v následujícím rozsahu:
jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo.
Poskytnutí těchto osobních údajů nepředstavuje splnění smluvního požadavku, proto Nám nejste povinen tyto osobní údaje poskytnout. Tento souhlas můžete kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu před jeho odvoláním. Doba uchovávání osobních údajů je po celou dobu platnosti souhlasu, nejdéle však po dobu tří let.
Kromě případů, kdy Nám udělíte souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů pro marketingové účely (například přihlášením k odběru Newsletteru nebo udělením souhlasu při provedení Objednávky), zpracováváme Vaše osobní údaje pro marketingové účely také na právním základě oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR v rozsahu:
jméno, příjmení, e-mailová adresa, historie objednávek.
V tomto případě se jedná o oprávněný zájem, kterým je prodej Služeb stejných, obdobných nebo navazujících na Služby, které jste si u nás již zakoupili, a z tohoto důvodu není vyžadován Váš zvláštní souhlas. Doba trvání zpracování a uchovávání osobních údajů představuje dobu trvání oprávněného zájmu, nejdéle však po dobu jednoho roku, přičemž máte vždy možnost odmítnout zasílání marketingových materiálů a vyjádřit svůj nesouhlas se zpracováním Vašich osobních údajů.
Cookies a používání Portálu
Subjekt údajů má možnost využívat funkcionality Webových stránek a Portálu. V případě Subjektů údajů, které využívají Webové stránky a Portál, zpracováváme jejich osobní údaje za účelem plnění závazku poskytnout všechny jejich funkcionality na právním základě plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR v rozsahu cookies.
Poskytnutí osobních údajů ve formě cookies představuje splnění smluvního požadavku a v případě neposkytnutí osobních údajů nebude možné uzavřít smlouvu, jejímž předmětem je používání Webových stránek a Portálu, neboť předmětné cookies jsou nezbytné pro jejich správné fungování.
Doba zpracování osobních údajů činí 72 hodin.
III. Poučení o právech subjektu údajů
Záleží Nám na zachování integrity a důvěrnosti Vašich osobních údajů, a proto usilujeme o jejich důsledné zabezpečení nejen prostřednictvím individuálních, moderních technických a organizačních bezpečnostních opatření, ale také prostřednictvím možnosti kdykoli uplatnit práva Subjektu údajů prostřednictvím písemné, vlastnoručně podepsané žádosti, ze které bude zřejmá totožnost žadatele a právo, jehož výkon Subjekt údajů po Správci požaduje. Žádosti o výkon práv určené Správci můžete zasílat na naši e-mailovou adresu: gdpr@a3soft.sk.
Tímto Vás informujeme, že v případech, kdy je právním základem pro zpracování osobních údajů Váš souhlas, jste oprávněn udělený souhlas kdykoli odvolat. Svůj souhlas se zpracováním osobních údajů můžete kdykoli odvolat kontaktováním Správce prostřednictvím písemné žádosti zaslané na e-mailovou adresu gdpr@a3soft.sk, přičemž odvolání Vašeho souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování Vašich osobních údajů provedeného před jeho odvoláním.
V případech, kdy je právním základem zpracování Vašich osobních údajů ochrana práv a právem chráněných zájmů Správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), jsme oprávněni zpracovávat Vaše související osobní údaje i bez Vašeho souhlasu, přičemž jste povinen takové zpracování strpět. Přesto máte v případě zpracování Vašich osobních údajů na právním základě oprávněného zájmu právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů. V takovém případě posoudíme, zda v konkrétním případě existují nezbytné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy, právy a svobodami (například důvody pro prokazování, uplatňování nebo obhajobu právních nároků). V případě přímého marketingu podle tohoto Dokumentu bude zpracování Vašich osobních údajů pro tento účel po uplatnění Vašeho práva vznést námitku ukončeno.
Současně máte právo na přístup k osobním údajům (článek 15 GDPR), právo na opravu (článek 16 GDPR), právo na výmaz (článek 17 GDPR), právo na omezení zpracování (článek 18 GDPR), právo na přenositelnost údajů (článek 20 GDPR), právo vznést námitku proti zpracování (článek 21 GDPR) a právo požadovat přezkum individuálního rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování osobních údajů (článek 22 GDPR).
Tímto Vás upozorňujeme, že při vyřizování Vaší žádosti o výkon práv Subjektu údajů Vás můžeme požádat o důvěryhodné ověření Vaší totožnosti, zejména pokud budete žádat o výkon svého práva jiným způsobem než písemným dopisem s vlastnoručním podpisem, elektronickou poštou s uznávaným kvalifikovaným elektronickým podpisem nebo osobně v sídle Naší společnosti (tj. například v případě běžných e-mailových žádostí nebo telefonických hovorů).
Každá doručená žádost o výkon práv Subjektu údajů bude individuálně a odborně posouzena, přičemž o výsledku Vás budeme vždy informovat nejpozději do 30 (slovy: třiceti) dnů ode dne přijetí žádosti.
IV. Politika a záruky Správce
Osobní údaje nezveřejňujeme bez Vašeho souhlasu ani je nepředáváme do žádné třetí země, která by nezajišťovala odpovídající úroveň ochrany osobních údajů. Garantujeme Vám zpracování osobních údajů výhradně na území členských států Evropské unie a zemí, které přijaly dostatečné záruky ochrany osobních údajů v rozsahu shodném nebo dostatečném z pohledu evropské legislativy.
Pravidelně kontrolujeme a revidujeme nejen přijatá bezpečnostní opatření určená k zajištění vysoké úrovně bezpečnosti zpracování osobních údajů, ale také ostatní postupy a pravidla určená k ochraně soukromí a osobních údajů, přičemž můžeme spolupracovat s odborníkem jmenovaným do funkce pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO – Data Protection Officer).
Při přenosu dat prostřednictvím veřejně přístupné počítačové sítě mezi Vaším koncovým zařízením a Naším serverem využíváme odpovídající prostředky šifrování informací. Stejně tak všechna data a osobní údaje uchováváme na určených datových úložištích, která jsou zabezpečena vhodnými prostředky šifrování informací.
Garantujeme Vám, že udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů nikdy nebude podmínkou uzavření ani plnění Smlouvy.
Vaše osobní údaje zpracováváme a využíváme výhradně pro účely vymezené v tomto Dokumentu. V případě, že účel zpracování Vašich osobních údajů zanikne (zcela nebo jen zčásti), posoudíme, zda v daném okamžiku existuje jiný účel pro zpracování konkrétních osobních údajů. Pokud takový účel neexistuje, bude zpracování i uchovávání osobních údajů ukončeno, a to buď ve vztahu ke všem osobním údajům, nebo pouze k těm osobním údajům, u nichž účel zpracování zanikl.
Všechny subjekty, které jsou kromě Nás oprávněně zapojeny do procesu zpracování osobních údajů, jsou transparentně identifikovány v tomto Dokumentu společně s jejich postavením podle GDPR. S Vašimi osobními údaji neprovedeme žádnou operaci zpracování ve vztahu ke třetí straně nebo příjemci, pokud není transparentně identifikován v tomto Dokumentu a současně pro takové zpracování nemáme odpovídající právní základ podle článku 6 GDPR.
Příjemci osobních údajů jsou zejména:
poskytovatel účetních služeb, právního poradenství a právního zastoupení,
subjekt poskytující analytické a IT služby,
smluvní partneři, kteří s Námi spolupracují při poskytování Služeb (například servisní partneři nebo softwaroví integrátoři),
poskytovatelé kurýrních služeb,
agentura pro vymáhání pohledávek,
poskytovatel platební brány.
Všichni příjemci osobních údajů k nim přistupují výhradně na základě Našeho pověření a jsou právně vázáni zvláštními povinnostmi a zárukami posilujícími ochranu osobních údajů Subjektů údajů.
Garantujeme, že obsah interní komunikace vedené prostřednictvím Portálu nebo jinými komunikačními prostředky neposkytneme žádným neoprávněným fyzickým ani právnickým osobám, s výjimkou případů, kdy se jedná o oprávněné orgány veřejné moci při výkonu jejich zákonných pravomocí podle příslušných právních předpisů.
Vaše osobní údaje neposkytujeme žádným třetím stranám pro komerční účely bez toho, abyste k tomu předem udělil svůj individuální a svobodný souhlas. Považujeme však za potřebné Vás informovat, že část zpracování osobních údajů související s využíváním funkcionalit integrovaných do Portálu a Webových stránek může být prováděna samostatně a zcela nezávisle na Nás třetími stranami, které vystupují jako samostatní správci osobních údajů odlišní od Našich informačních systémů. V těchto případech se jedná zejména o provozovatele platebních bran určených pro provádění bezhotovostních plateb prostřednictvím internetu nebo poskytovatele platebních služeb poskytovaných na Našich Zařízeních. Těmto třetím stranám poskytujete své osobní údaje přímo, aniž bychom do tohoto procesu jakkoli vstupovali nebo jej ovlivňovali, případně v tomto procesu vystupujeme jako zpracovatel osobních údajů. Tato část zpracování osobních údajů se řídí interními pravidly a bezpečnostními opatřeními těchto třetích stran a My nemáme žádný vliv na takové zpracování osobních údajů, včetně možnosti uplatnění práv Subjektu údajů, o kterých Vás informujeme v tomto Dokumentu.
Naše obchodní partnery (tzv. zpracovatele), kterým jsme umožnili zpracovávat Vaše osobní údaje, jsme pečlivě prověřili z hlediska jejich způsobilosti a praktické schopnosti zajistit bezpečnost a zákonnost zpracování Vašich osobních údajů.
Při poskytování Vašich osobních údajů třetím stranám však vždy vycházíme ze zásady poskytovat osobní údaje pouze v rozsahu nezbytném pro dosažení příslušného účelu (například při poskytování Služby v rozsahu nezbytném pro její řádné poskytnutí smluvním partnerům).
Pokud v rámci Naší vzájemné komunikace a řešení specifických požadavků z vlastní iniciativy uvedete nad rámec Námi požadovaných informací také údaje, které nepotřebujeme a které by zároveň mohly mít citlivou povahu nebo by z jejich kontextu mohla vyplynout citlivá povaha odhalující zvláštní kategorii osobních údajů, které nevyžadujeme nebo nejsou nezbytné pro řádné poskytnutí smluvního plnění, podle možností zajistíme jejich bezodkladný výmaz nebo úpravu do neutrálnější podoby, která neumožní z těchto náhodně získaných doplňujících informací vytvářet zvláštní kategorii osobních údajů. Zároveň Vás žádáme, abyste při Naší vzájemné komunikaci a při objednávání Služeb o sobě neuváděl žádné zbytečné údaje ani informace soukromého charakteru, které přímo nesouvisejí s Naším smluvním plněním a uzavřením příslušné Smlouvy.
V. Závěrečná ustanovení
V případě, že nesouhlasíte nebo dostatečně nerozumíte obsahu či významu kterékoliv části tohoto Dokumentu, uvítáme Vaše věcné připomínky a námitky, o kterých s Vámi budeme komunikovat s cílem chránit a podporovat Vaše práva a předcházet vzniku či prohlubování jakýchkoli rizik pro Vaše práva a svobody, která by mohla být způsobena nebo ovlivněna uzavřením Smlouvy a/nebo jiným zpracováním osobních údajů podle tohoto Dokumentu.
Tento Dokument pravidelně revidujeme a aktualizujeme, přičemž vždy platí aktuální verze Dokumentu zveřejněná na Webových stránkách nebo v Portálu.
Svou stížnost související se zpracováním osobních údajů můžete podat u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů České republiky. Kontaktní údaje dozorového úřadu:
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
+420 234 665 111